La gestión de una ONG: Cómo trabAjar de una forma más eficaz

CÓMO TRABAJAR UN POCO MEJOR

Cuando todo el trabajo es urgente en una ONG es, sin duda, una señal inequívoca de mala organización. La gestión de una ONG implica saber invertir el  tiempo necesario en organizar los procesos de trabajo y minimizar así todas aquellas tareas que no aporten ningún tipo de valor.

Es muy frecuente agobiarse antes de empezar a trabajar en la consecución de un gran objetivo. Pensar en el resultado final es un error, ya que nos desmoraliza saber que aún nos queda mucho trabajo por hacer. A veces, yo también sufro ese tipo de ansiedad. Cuando me pasa, utilizo el siguiente método de trabajo: empiezo a desmenuzar ese gran objetivo en varios objetivos mucho más pequeños, aunque todos son interdependientes, se pueden ir trabajando de forma aislada y son mucho más fáciles de conseguir. ¿Podrías empezar a aplicar este método en tu ONG? Este sistema te resultará muy útil, tanto si haces un plan de comunicación para tu ONG como si haces un plan de fundraising. 

Al desglosar el gran objetivo en múltiples acciones, podrás concentrarte mejor y avanzar mucho más rápido en su ejecución. A medida que vas resolviendo estos mini objetivos, podrás visualizar el resultado final del gran objetivo de forma natural.  Mira el siguiente  VIDEO, aprenderás:

– La diferencia entre lo urgente y lo importante mediante una Matriz de Prioridades

– El documento que utilizo para activar y hacer el seguimiento de un proceso de trabajo dentro de una ONG.

– Una forma práctica y sencilla para validar la viabilidad de cualquier objetivo antes de empezar a trabajar en él.

Te propongo que, cuando tengas el listado de todos esos mini objetivos, los pases uno a uno a un revisión mediante la fórmula SMART. Recordar esta sencilla formula te evitará perder el tiempo en objetivos que estaban mal planteados. Si algún objetivo presenta dificultades ante el test SMART, seguramente estará mal planteado y tengas que volver a formularlo. 

HERRAMIENTAS PARA ORGANIZARTE

Google Drive: mantén los documentos que más trabajas en linea, así podrás acceder a ellos en cualquier lugar que estés y los tendrás siempre actualizados.

Escritura por voz: Si pierdes mucho tiempo escribiendo emails o artículos, puedes hacerlo de forma automática mientras le hablas al ordenador. Abre un documento Word en Google Drive y en el Menú Herramientas, selecciona la opción Escritura por voz.

Inbox Pause: yo no lo utilizo porque mientras trabajo no miro los emails, pero si no puedes evitar la tentación de hacerlo y te distrae constantemente, puedes pausar la entrada de correos electrónicos.

Y mi favorita es esta. Si tienes flexibilidad horaria dentro de tu ONG, comienza a trabajar 90 minutos antes de que lo haga todo el mundo , cuando no haya nadie en la oficina (luego puedes irte 90 minutos antes). Verás que en esa hora y media de trabajo intenso y sin distracciones, avanzas más que en toda la mañana. Te aseguro que funciona en el 100% de los casos.

tareas y recursos descargables

– Sitúa en una matriz de prioridades las tareas que sueles tener en tu día a día. Cuando lo hagas, comprueba que tipo de tareas podrías delegar y qué tipo de tareas no aportan nada de valor y se pueden eliminar. Respecto a las tareas que tienes que planificar ( las que son importantes pero no urgentes) busca en tu agenda un día o un horario en que las vas a hacer.

– Haz una lista con los objetivos de tu ONG ¿Cumplen con la fórmula SMART?

– Piensa en un objetivo que suponga un gran reto para ti e intenta desglosarlo en pequeños objetivos, acciones a realizar, responsables y fechas.

Haz click  para descargar el Excel para desglosar objetivos.

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Muchas gracias por tu tiempo.

Jose de Shofund