La comunicación interna en ONG tiene una gran importancia en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de las entidades sociales porque busca:
- Coordinar y sincronizar el trabajo de todo el equipo de la ONG. Para mejorar la comunicación interna en este sentido, necesitamos elaborar una serie de guías y protocolos que marquen la hoja de ruta a la hora de realizar el trabajo cotidiano a corto, medio y largo plazo.
- Aumentar la productividad y el compromiso del equipo de trabajo. Informar de todo lo que acontece dentro de la organización tiene efectos positivos (aumenta el grado de pertenencia del equipo a la ONG) y reduce los negativos ( gestiona los rumores y falta de entendimiento en los procesos de comunicación).
¿Por dónde debemos empezar si queremos mejorar la comunicación interna de nuestra ONG?
Antes de aplicar ninguna acción, debemos conocer el organigrama de nuestra organización y saber de qué forma está organizada nuestra entidad social. Aquí tienes un ejemplo.
Los departamentos que están en color negro pertenecen a la organización y los que están en color rojo se pueden externalizar.
Cómo mejorar la comunicación interna en ONG
Vamos a detectar qué tipo de necesidades de comunicación existen por niveles.
- De la Junta Directiva (o Patronato) con el Director/a de la ONG.
- Del Director/a con cada persona que sea responsable de un Área.
- De cada responsable de Área con los miembros del Área.
La Junta Directiva y el Director/a de la ONG deben reunirse 1 vez al mes o 1 vez cada dos meses de forma presencial para hacer el seguimiento de los objetivos y debatir sobre las directrices que guían el trabajo de la entidad social. Este tipo de reuniones suelen ser largas (una media jornada).
El Director/a de la ONG realiza un seguimiento de objetivos con los responsables de cada Área 1 vez cada 15 días (en el caso que sea un plan estratégico reciente) o 1 vez al mes (solo si en la ONG ya funciona todo correctamente). Este tipo de reuniones suelen durar 1 hora: se repasa lo que se acordó en la anterior reunión y se comentan los avances que han habido desde entonces. La última parte de la reunión se destina a fijar medidas correctoras (en caso de ser necesarias) hasta la siguiente reunión.
Un error muy frecuente en planificación estratégica consiste en dedicar mucho tiempo a la hora de construir los objetivos de la ONG pero MUY POCO TIEMPO a la hora de hacer seguimiento de estos objetivos. ¿Por qué sucede esto? Por que no hay un sistema de Comunicación Interna que funcione bien.
Jose, La Escuelita de ONG
Cada Responsable de Área con su equipo de trabajo. Trabajar en un mismo departamento facilita la comunicación interna, pero ¿Qué sucede cuando trabajamos a distancia o tenemos que comunicarnos con el resto de áreas de la ONG?
Lo tratamos en el siguiente apartado.
Canales de comunicación interna
Estos son los canales de comunicación que yo recomiendo y el motivo por el que los utilizo. Si quieres saber más, en el vídeo encontrarás una explicación más detallada.
Canales de comunicación interna. Uso recomendado:
- Skype (interno, la opción de chat): Para las comunicaciones de verificación o consultas breves se podrá utilizar este tipo de chat como canal de comunicación rápido y ágil. Se recomienda que todos los trabajadores que disponen de ordenador y conexión a Internet tenga un usuario de Skype abierto en sus horas de trabajo para favorecer la comunicación interna entre el equipo.
- Email. Siempre y cuando se haya de documentar un proceso de trabajo en el que varias personas deben estar en copia para que estén informadas, se recomienda utilizar el email. Si no es necesaria una documentación, recomiendo utilizar el chat.
- Llamadas telefónicas. NUNCA. Desconcentran, son intrusivas y por norma general pueden resolverse por cualquier otro canal de comunicación. Solo se recomiendan en caso de urgencia y emergencia máxima.
- Grupo de WhatsApp. Para comunicaciones institucionales en las que se informa a todos los integrantes de la ONG de una noticia relevante o práctica relacionada con la entidad de forma inmediata.
- Reuniones o VideoConferencias: En los casos expuestos anteriormente (seguimiento de objetivos) o cuando se crea un nuevo proyecto o línea de trabajo.
En este vídeo puedes profundizar sobre el uso de estos canales de comunicación interna para tu ONG:
La comunicación en procesos de trabajo
En entorno de Google Drive (gratuito) te permite desarrollar una forma de trabajar colaborativa. Puedes trabajar en un mismo documento de forma simultánea o de forma asíncrona.
¿Has pensado alguna vez esto?
Si tenemos todos los canales de comunicación interna a nuestro alcance ¿Por qué a veces no nos entendemos en nuestra ONG? No siempre el problema está en el proceso de comunicación interna en una ONG. Mucha veces la NO participación y la NO implicación de los miembros de una organización en la construcción de los objetivos de comunicación, de captación o de las acciones estratégicas hacen que no entiendan el sentido de su trabajo.
Con el curso Plan de Acción 21 podrás formar a tu equipo de trabajo en temas de creación de objetivos y mejorar la comunicación interna de tu ONG:
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